Für Unternehmen, die Handel über die Grenzen hinaus betreiben ist es sehr hilfreich, wenn es Erleichterungen im normalen Ablauf der Warenverzollung gibt. Dazu kann eine Firma den sogenannten Status des „Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten“ ( AEO ) beantragen. Mit diesem Status wird bei der Zollabfertigung i.d.R. eine deutliche Vereinfachung in der Abwicklung erreicht sowie Kontrollen auf ein Minimu reduziert. Die ganze Thematik basiert auf dem SAFE Framework der Weltzollorganisation und wird durch die Bestimmungen des Zollkodexes der Union (UZK) für die EU geregelt. Die Genehmigung berühert auch das Thema Datenschutz.

Die Anforderungen der AEO

Um eine solche Genehmigung zu erhalten ist nachzuweisen, dass der Wirtschaftsbeteiligte besonders zuverlässig und vertrauenswürdig ist. Dies wird von der Zollbehörde sehr genau geprüft!

Und hier spielt der Datenschutz plötzlich  eine Rolle, weil auch die beteiligten Personen (und nicht nur die Rechtsform) diesen Nachweis erbringen müssen.

In Artikel 24 des UZK findet sich folgender Passus:

(1) Ist der Antragsteller eine natürliche Person, gilt die Voraussetzung des Artikels 39 Buchstabe a des Zollkodex als erfüllt, wenn der Antragsteller und gegebenenfalls der Beschäftigte des Antragstellers, der für dessen Zollangelegenheiten zuständig ist, in den letzten drei Jahren keine schwerwiegenden oder wiederholten Verstöße gegen die zoll- oder steuerrechtlichen Vorschriften und keine schweren Straftaten im Rahmen ihrer Wirtschaftstätigkeit begangen hat.

 Ist der Antragsteller keine natürliche Person, gilt die Voraussetzung des Artikels 39 Buchstabe a des Zollkodex als erfüllt, wenn keine der folgenden Personen in den letzten drei Jahren einen schwerwiegenden Verstoß oder wiederholte Verstöße gegen die zoll- oder steuerrechtlichen Vorschriften oder eine schwere Straftat im Rahmen ihrer Wirtschaftstätigkeit begangen hat:

 a) der Antragsteller;

b) die Person, die für das antragstellende Unternehmen verantwortlich ist oder die Kontrolle über seine Leitung ausübt;

c) der Beschäftigte des Antragstellers, der für dessen Zollangelegenheiten zuständig ist.

 AEO und persönliche Daten

Die Vorgaben bedeuten, dass die Zollbehörde bei einer Beantragung der AEO von den genannten Beteiligten nähere Angaben zu ihrer steuerliche Zuverlässigkeit erhalten möchte. Dies erfolgt i.d.R. durch Abfrage der persönlichen Steuer-ID. Es geht dabei nicht um eine steuerliche oder zollrechtliche Verpflichtung, sondern nur um einer Art steuerliches „Führungzeugnis“ für diesen konkreten Anwendungsfall.

Dies ist im Rahmen des Gesetzes zulässig und stellt Sie vor die Wahl, dem Ersuchen auf Auskunft zu folgen oder auf eine Gemehimigung zu verzichten. Sofern Sie im Handel aktiv sind können Sie darüber hinaus eine solchen möglichen Fall zusätzlich in Ihren Arbeitsverträgen aufnehmen, wobei die Zweckbestimmung sowie die Funktion maßgeblich sind. Wichtig ist, dass Sie nur die Daten der in Artikel 24 genannten Beteiligten übermitteln.

Weitere Informationen finden Sie bei der Zollbehörde.

Business Continuity Management ist ein Krisen- oder Notfallmanagement mit dem Ziel, Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen auch bei Auftreten von schwerwiegenden, unerwarteten Ereignissen (Krisen, Katastrophen) nicht oder nur kurz zu beinträchtigen. Damit wird die wirtschaftliche Existenz Ihres Unternehmens auch in diesen Fällen nicht gefährdet. Business Continuity Management ist eng mit dem IT Service Continuity Management verknüpft, welches im Fehlerfall in der IT die Bereitstellung der Services sicherstellen soll.

Rechtliche Grundlagen

Als kapitalorientiertes Unternehmen sind Sie z.B. durch KonTraG (Kontroll- und Transparenzgesetz) verpflichtet worden, ein Risikomanagement zu implementieren. Auch die Basel II Regelungen zur Kreditvergabe implizieren diese Risikobetrachtung, welche eine Krisenvorsorge beinhalten sollte. Da alle Unternehmensprozesse zu immer größeren Teilen durch Informationstechnologie sichergestellt werden, sollten Sie insbesondere im IT-Bereich die Risiken kennen und Notfallpläne parat haben. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre IT ein funktionierendes Backup macht oder eine unterbrechungsfreie Stromversogung installiert ist. Die Praxis sieht in der Regel ganz anders aus.

Maßnahmen

Nehmen Sie die für Sie möglichen Fehlerquellen auf. Hierzu helfen Ihnen z.B. die Kataloge des BSI-Grundschutzes. Identifizieren Sie anschließen Ihre kritischen Systeme. Identifizieren Sie die Kombination aus Schadenereignis und kritischem System und versuchen Sie die Auswirkung des Schadens monetär zu bewerten. Stellen Sie sich die Frage, wie lange ein Ereignis maximal dauern darf, bis ein spübarer Schaden auftreten könnte. Dabei hilft auch zu berücksichtigen, wieviele Menschen im Notfall von einem Schadenereigniss betroffen wären.

Auf dieser Basis können Sie nun Maßnahmen für die unterschiedlichen Schadenergeignisse definieren, die zu treffen sind, um den Schaden minimal zu halten.

Möchten Sie sich hier verbessern, dann nutzen Sie unsere Erfahrungen. Entwickeln Sie mit uns zusammen neue Vorgehensweisen, die kurzfristig zum Ziel führen. Werden Sie Referenzkunde, profitieren Sie von gemeinsamen Projekten und setzen Sie Standards.