Telearbeitsplatz und Datenschutz

In verschiedenen Unternehmen arbeiten Mitarbeiter Zuhause und erledigen dort die gleichen Tätigkeiten, die Sie sonst im Büro erledigen würden.

Dabei spielt eine wesentliche Rolle, ob es sich um einen offiziellen Telearbeitsplatz bzw. Heimarbeitsplatz handelt oder die ungeregelte Möglichkeit Arbeiten im „Homeoffice“ durch die Nutzung mobiler Zugänge zu erledigen (mobiles Arbeiten).

Warum ist das so entscheidend?

Im Falle einer Regelung in Firm eines ständigen Telearbeitsplatzes gelten für diesen Arbeitsplatz automatisch alle Regeln wie für den Arbeitsplatz beim Arbeitgeber. Der Telearbeitsplatz wird i.d.R. vertraglich fest geregelt und beinhaltet dann auch häufig die Bereitstellung der Kommunikationsinfrastruktur (z.B. DSL-Anschluss, Telefon), der Hard- und Software sowie der Büroausstattung. Gesetzlich ist das alles in der Arbeitsstättenverordnung geregelt und es gelten beispielsweise dann auch die Vorgaben der Bildschirmarbeitsplatzverordnung. Um das Ganze kontrollieren zu können hat der Arbeitgeber das Recht (oder die Pflicht), den Arbeitsplatz zu besuchen und zu kontrollieren.

Gleichzeitig gelten auch alle Regeln des Betriebes für den Datenschutz und die Informationssicherheit am Arbeitsplatz. Sofern es aus den technisch- und organisatorischen Maßnahmen Anforderungen für den Arbeitsplatz im Unternehmen gibt, gelten diese auch für den Heimarbeitsplatz. So müsste möglicherweise der Arbeitsplatz eines Mitarbeiter der HR-Abteilung so gestaltet werden, dass kein Dritter (z.B. Familie) den Raum ohne Zutrittsberechtigung betreten kann.  Der Raum müsste bei Verlassen grundsätzlich abgeschlossen sein und dürfte nicht zusätzlich privat genutzt werden.

Das Ganze wird spätestens dann unangenehm, wenn ein Unternehmen als Auftragsverarbeiter für ein anderes Unternehmen tätig ist. Im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages kann der Auftraggeber nämlich fordern, die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überprüfen. In diesem Fall könnte auch eine Prüfung bei dem Mitarbeiter mit Telearbeitsplatz möglich sein. Spätestens bei solchen Vereinbarungen sollten Sie als Unternehmen vorsichtig sein, ob Sie diese vertraglichen Verpflichtungen eingehen wollen und können.

Erst beraten lassen, dann Verpflichtungen eingehen!

Aus diesem kurzen Beispiel kann leicht abgeleitet werden, dass die Einrichtung eines festen Telearbeitsplatzes auch unter Gesichtspunkten des Datenschutzes eine Menge Anforderungen mit sich bringen kann, die insbesondere den Mitarbeiter vor einige Herausforderungen stellen könnte. Daher sollte so ein Service genau durchdacht und insbesondere durch eine saubere Aufklärung der Mitarbeiter sowie eine fundierten Vertragsgestaltung sowohl mit dem Mitarbeiter als auch einem Auftraggeber (AV-Vertrag) unterlegt werden.