Mit der stetigen Zunahme von Kameraangeboten und dem Preisverfall steigt der Einsatz von Videoüberwachung in Unternehmen. Dabei soll die Videoüberwachung zum einen der Abschreckung dienen, unterstützt in der Realität aber auch den Versuch, bei einem Schaden einen möglichen Verursacher zu identifizieren oder Beweise zu sichern.

Bei einem geplanten Einsatz muss jedem Unternehmer klar sein, dass der Einsatz auch grundlegenden datenschutzrechtlichen Regelungen unterliegt, sofern personenbezogene Aufnahmen nicht ausgeschlossen werden können.

Verstöße gegen diese Reglungen haben in den letzten Monaten wieder zu umfangreichen Bußgeldern geführt. Deswegen anbei ein paar Erinnerung an Regeln, die für einen Einsatz beachtet werden sollten.

Rechtsgrundlage und Zweck der Videoüberwachung

Wenn der Zweck der Überwachung die Vermeidung von Straftaten durch unbefugten Dritten auf dem Grundstück insbesondere der Schutz des Firmeneigentum ist, kann natürlich für die Verarbeitung der Daten nicht auf eine Zustimmung der Betroffenen gehofft werden. Hier ist die Rechtsgrundlage somit Artikel 6 lit. f DSGVO die Grundlage, die sich auf das berechtigte Interesse des Verantwortlichen bezieht. Aber Vorsicht, mit dem Verweis auf diese Rechtgrundlage ist das Unternehmen verpflichtet zu prüfen, ob und wie eine Überwachung ein schutzwürdiges Interesse eines Betroffenen beeinträchtigen könnte. Nicht zulässig ist übrigens die Überwachung von Mitarbeitern mit der Berufung auf diese Rechtsgrundlage. Daher sollte auch vermieden werden, diesen Eindruck durch eine in diesem Sinn ungeeignete Aufstellung von Überwachungstechnik zu erzeugen (z.B. überwachter Raucherbereich auf dem Gelände).

Achtung: Tonaufnahmen sind gesondert zu behandeln und gehören nicht automatisch zur Videoüberwachung. Nach §201 Strafgesetzbuch ist das unbefugte Abhören des vertraulichen Wortes strafbar. Hier gilt darüber hinaus auch die Gesetzgebung des Bundes und der Länder.

Die beabsichtigte oder unbeabsichtigte Überwachung von Mitarbeitern ist über die genannte Rechtgrundlage natürlich nicht möglich.

Nur eigenes Gelände überwachen

Die installierten Videokameras dürfen nur das eigene Gelände überwachen, weder den öffentlichen Raum noch das Gelände der Nachbarn. Somit ist darauf zu achten, dass andere Bereiche ausgenommen oder unkenntlich gemacht werden (gute System unterstützen diese Anforderungen).

Auf Videoüberwachung hinweisen

Nach Artikel 13 DSGVO ist ein Unternehmen verpflichtet, auf eine rechtmäßige Verarbeitung von personenbezogenen Daten hinzuweisen. Nach Artikel 12 DSGVO muss dies Transparent für den Betroffenen erfolgen, so dass er seine Rechte unmittelbar ausüben kann.

Auf dem Gelände sollte daher als erstes ein gut sichtbar ein Hinweis auf eine Videoüberwachung befinden. Hierzu gibt es auch Piktogramme, die bildlich auf diese Verarbeitung hinweisen.

Zweitens muss den Informationspflichten genüge getan werden. Hierzu gehört nach Artikel 13 Ansatz 1 DSGVO u.a. die Angabe des Zweckes, des Verantwortlichen mit den Kontaktdaten, Rechtgrundlage, und mögliche Empfänger. Idealerwiese kann man diese Informationen auf einem Ausdruck auf der Innenseite einer Eingangstür platzieren.

Die meisten Datenschutzbehörden liefern hierzu Vorlagen (z.B. die Vorlage der Landesbeauftragten für Datenschutz in Niedersachsen).

Aufbewahrungszeit von Videoaufnahmen

Die Videoüberwachung verfolgt neben der Abschreckung häufig den Zweck, bei einem möglichen Schaden den Verursacher identifizieren zu können. Sobald aber der Zweck der Verarbeitung nicht mehr gegeben ist, müssen nach der DSGVO die personenbezogenen Daten gelöscht werden.

Hieraus ergibt sich die Verpflichtung des Unternehmens, so schnell wie möglich festzustellen, ob z.B. ein Schaden aufgetreten ist, der die Sichtung von Videoaufnahmen zur Beweissicherung oder Täteridentifikation notwendig erscheinen lässt.

Aus der Praxis hat sich mittlerweile herauskristallisiert, dass ein Zeitraum von 48 bis max. 72 Stunden für eine Prüfung (Verarbeitung) als ausreichend angesehen wird. Dabei wird davon ausgegangen, dass ein maximaler Zeitraum insbesondere für Wochenenden oder Feiertagen erforderlich sein kann. Es ist trotzdem möglich, dass eine solche Frist nicht ausreicht, so dass es im Einzelfall auch spezifische zu begründende längere Prüfzeiträume geben kann. Wichtig ist, dass eine Prüfung unverzüglich stattfindet.

Zeitnahes Löschen von Aufnahmen

Wenn gar nichts passiert ist, dann müssen die Videoaufnahmen auf denen Personen zu erkennen oder identifizierbar sind unverzüglich gelöscht werden. Ist z.B. ein Einruch oder eine Sachbeschädigung passiert, dann ist zu prüfen, welche Aufnahmen zur Erfüllung des Verarbeitungszweckes erforderlich sind.

Alle anderen personenbezogenen Aufnahmen sollten unverzüglich gelöscht werden. Sofern eine Einschaltung von Behörden (Polizei, etc.) erfolgt, sollte mit diesen Rücksprache gehalten werden.

Rechenschaftspflicht

Selbstverständlich ist die Videoüberwachung als Verarbeitung mit allen Pflichtangaben im Verarbeitungsverzeichnis zu führen.

Mit einem Verweis auf Artikel 6 lit. f DSGVO ist es ebenfalls erforderlich, die Interessen von Betroffenen und Unternehmen gegeneinander abzuwägen. Diese Abwägung sollte mit dem Ergebnis schriftlich dokumentiert und kann als Anhang zum Verarbeitungsverzeichnis hinterlegt werden.

Werden Aufnahmen länger aufbewahrt ist auf jeden Fall schriftlich festzuhalten, warum dies erfolgt. Die oben genannte Rechtsgrundlage ist dabei nicht beliebig ausdehnbar.